如何把 Xero 應收帳款帳齡自動化

多數小經營者的 Xero 裡已經有應收帳款帳齡表。報表本身不是問題。問題是要有人打開它、決定打給誰，並記得上週對方答應了什麼。這個人如果同時在進貨、排班或出貨，報表週一匯出，週四就被放下。

自動化有用的地方，是拿掉「匯出再排版」，把一份短的例外清單放到真正追款的人面前。它不該在發票剛過期一天時，就對每個客戶寄出機械信件。收款仍是關係。機器負責排序，人決定語氣。

本站的追蹤器就是這個分工：從 Xero 讀帳齡、分類、做成工作簿，再依排程送到團隊聊天。公開倉庫是 ian60012/xeroinvoicetracker。下面是這類工具背後的操作方式，程式還沒接上之前也可以先照著做。

每張未結發票需要聯絡人、發票號碼、開立日、到期日、未收金額與狀態。不需要每一行明細。明細用在爭議，爭議應留在 Xero，不要放進會慢慢對不上的第二個資料庫。

授權時只用讀得到發票與聯絡人的最小權限。權杖放在跑排程的伺服器上，不要放在試算表裡。會計和營運都要看結果時，應該收到報表，而不是共用一組密碼。

先決定組織與幣別。追蹤分類或聯絡人群組可以把報表限制在一個事業體。把多公司檔裡的所有聯絡人都拉出來再靠眼睛篩，就是週一匯出會被放棄的原因。

Xero 自己的帳齡畫面已經會分組。每日追款清單更適合團隊講得出來的區間：未逾期、逾期一個月內、一個月、兩個月、三個月以上。追蹤器用的就是這套說法，讓工作簿和廚房或批發商討論應收的方式一致。

每個區間裡先按未收金額、再按逾期天數排序。逾期四個月的小發票，和逾期一週的大發票，是兩種不同的電話。報表兩種都要呈現，不要把小的藏起來。連續的小額逾期，常常是較早的訊號。

第三頁依客戶整理，附上直白的準時紀錄，團隊就不必靠記憶爭執。「他們總是晚付」要嘛在過去的到期日裡看得到，要嘛看不到。歷史保持描述性，不要發明信用評分。

送到沒人看的信箱，等於沒有報表。把檔案放到週一會已經打開的地方。追蹤器送到的是排程上的 Lark 機器人，因為那是團隊原本用的聊天。你的版本可以是寄到共用信箱、Teams 頻道，或會計會打開的資料夾。運輸方式不如「不用有人記得去匯出」重要。

選在營業日早上跑，等 Xero 已記入前一天的收款。每小時跑會製造噪音。每月跑一次，只是重做你已經有的過期報表。應收本子不大時，平日每天一次通常夠。

寫下工具不該自動寄出的例外：爭議中的發票、分期協議，以及負責人想自己打的客戶。這些列可以留在表上並標記，而不是刪掉，總額才對得回 Xero。

工具不知道客戶的採購在休假、一張折讓即將開出，或一段主廚關係比一張發票重要。這些電話留給人。得到的是：這個人從今天早上和 Xero 一致的清單開始，而不是從三個不同檔名的工作簿開始。

若要接到你自己的 Xero 檔和聊天工具，追蹤器頁面有移動的零件。聯絡表單適合描述你現在怎麼追款。把團隊已經在用的區間名稱帶來。報表應該學他們的語言，而不是反過來。