發票擷取助手
上線中從電郵附件與 PDF 中擷取發票資料，並將結構化記錄匯出至 Xero。
工作流程
電郵 / PDF
監控信箱或接受檔案上傳
AI 擷取
解析供應商、發票編號、項目與金額
供應商比對
模糊比對已知供應商清單
資料驗證
GST 核查、重複偵測、金額校正
Xero 匯出
透過 Xero API 建立帳單並套用科目代碼
異常記錄
標記不符項目供人工審核
142
已處理發票
128
自動比對
115
已匯出 Xero
14
待審核
| 發票編號 | 供應商 | 金額 (AUD) | 日期 | 狀態 |
|---|---|---|---|---|
| INV-2024-0841 | Oakridge Produce Pty Ltd | AUD 3,420.00 | 12 Apr 2026 | 已匯出至 Xero |
| INV-2024-0842 | Southern Cross Meats | AUD 7,815.50 | 13 Apr 2026 | 已比對 |
| INV-2024-0843 | Blue Horizon Seafood Co. | AUD 2,290.00 | 14 Apr 2026 | 待審核 |
| INV-2024-0844 | Gippsland Dairy Supplies | AUD 1,560.75 | 14 Apr 2026 | 已匯出至 Xero |
| INV-2024-0845 | Murray Valley Fresh | AUD 4,100.00 | 15 Apr 2026 | 已比對 |
| INV-2024-0846 | Riverland Packaging | AUD 880.40 | 15 Apr 2026 | 已匯出至 Xero |
| INV-2024-0847 | Yarra Valley Herbs | AUD 340.00 | 16 Apr 2026 | 待審核 |
| INV-2024-0848 | Vic Wholesale Oils | AUD 2,760.00 | 16 Apr 2026 | 已比對 |
問題
小型食品或批發生意的供應商發票，很少以乾淨的資料進來。它們是 PDF 附件、轉寄的郵件，或手機拍的送貨單。有人把供應商、發票號碼、日期、GST 與總額重打進 Xero。貴的不是打字速度，而是幾週後才發現的重複帳單、對不上的 GST，或始終沒連到聯絡人的供應商名稱。
收件匣就是佇列，而這個佇列看不見。一週只來兩天的記帳人員，不該是唯一知道哪些檔案已經入帳的人。其餘時間，營運的人轉寄「請付這張」，PDF 躺在下載資料夾，檔名像 scan_004.pdf。沒有狀態，同一張發票會被打開兩次，或一次都沒打開。
擷取助手值得做的時候，是把這個佇列變成一列一個文件，而且狀態讓人敢相信：已對上供應商、等人處理，或已經送到 Xero。若它不設停損點就把每張帳單入帳，就不值得做。上面的畫面是這個停損點的形狀。示範裡的數字是樣本，不是某一家客戶的成果。
流程怎麼走
當一家公司希望電郵和 PDF 發票變成 Xero 帳單、又不能弄丟例外清單時，我用的就是這個頁面上的管線。
- 1
接收
看供應商已經在用的信箱，或接受有人丟進來的檔案。原始 PDF 留在該列上，之後提問才不必從「是哪一個檔」開始。
- 2
讀該讀的欄位
取出供應商、發票號碼、日期、明細金額、GST 與總額。讀不出這些欄位的文件是例外，不是拿去入帳的猜測。
- 3
對供應商
把 PDF 上的名稱和你已經在付的聯絡人比對。模糊比對存在，是因為「Blue Horizon Seafood」和「Blue Horizon Seafood Co.」在嚴格比對失敗之前，其實是同一家。
- 4
匯出前檢查
看 GST 是否對得上總額、發票號碼是否重複、金額是否被進位成另一個數字。這些列要等。
- 5
建立帳單
列是乾淨的，才用規則選定的會計科目在 Xero 建立帳單。科目是你指得出的規則，不是模型當天臨時發明的。
- 6
留下例外
沒有匯出的都留在清單上，並寫原因。那份清單才是工作。已經匯出的列，是不再需要人重做的工作。
之前與之後
之前
- 發票在郵件和下載資料夾裡，沒有共用的狀態。
- 供應商名稱被重打，Xero 的聯絡人和 PDF 上的名字逐漸對不上。
- 重複與 GST 不符，在對帳時才出現，而不是在建立帳單時。
之後
- 每個文件是一列，狀態是已比對、等待或已匯出。
- 供應商比對看得到，把握不高的比對會等待，而不是入到錯誤的聯絡人。
- 例外清單是當天的工作，原始檔仍附在該列。
這裡不宣稱省下百分之多少的時間。改變的是佇列有狀態，而且不只一個人看得見。
問題
這會取代記帳人員嗎？
不會。它拿掉重打，並把有疑問的發票放進同一份清單。科目判斷、爭議，以及要不要付款，仍屬於人。
發票是照片也可以嗎？
清楚的照片可以讀。裁掉 GST 或供應商名稱的照片應該檢查失敗並等待，而不是變成有空白的帳單。
會寫入哪些 Xero 欄位？
帳單需要聯絡人、日期、號碼、金額、稅與會計科目。PDF 真的有明細時才帶明細。對應在第一次匯出前說好，而不是在 BAS 時才發現。
原始碼是公開的嗎？
這個助手的倉庫是私有的。頁面上有技術棧。若要依你自己的檔案談技術形狀，請用聯絡頁。