銷售分析看板
上線中整合 Xero 與 Excel 銷售資料，生成依通路與品項的完整管理報表。
AUD 284,500
總營收
1,847
訂單總數
批發
主要通路
+12.4%
月成長率
Revenue by Channel
| 品名 | 通路 | 銷售數量 | 營收 (AUD) | 佔比 |
|---|---|---|---|---|
| Beef Striploin 250g | Wholesale | 1,840 | AUD 52,440 | 18.4% |
| Atlantic Salmon Fillet | Retail | 920 | AUD 38,640 | 13.6% |
| Chicken Breast (kg) | Wholesale | 3,120 | AUD 31,200 | 11.0% |
| Tomato Passata 3kg | Online | 2,340 | AUD 23,400 | 8.2% |
| Jasmine Rice 25kg | Export | 410 | AUD 22,550 | 7.9% |
| Heavy Cream 600ml | Retail | 1,680 | AUD 18,480 | 6.5% |
問題
小型食品生意的銷售很少在同一個地方。Xero 裡有發票。試算表裡有市集撥款、週末市集，或開立方式不同的批發帳。管理層要「依通路的銷售」，拿到的是兩份匯出和一句口頭但書。決定其實住在那句但書裡，而但書不在檔案裡。
品號會漂。同一瓶醬在網路商店和批發價目上是不同代碼。依描述文字加總的合併報表會重複計算或漏列。通路更不穩：一個人叫批發，另一個人叫經銷商的名字。
這個頁面上的看板是合併那一步。它接收 Xero 和 Excel，對上通路與品號，在同一個畫面顯示營收與占比。長條和表格是樣本數字，為了討論版面。它們不是某一家的營業結果。倉庫是私有的。
流程怎麼走
對應如果是口頭的，合併就會失敗。工作是那張對照表，然後才是更新。
- 1
點名資料來源
哪個 Xero 組織、哪些工作簿、哪些工作表是今天月報裡的。只有一個人找得到的來源不是來源，是人情。
- 2
通路只對一次
寫下管理頁要的通路清單，以及一張發票或一筆撥款如何進到每一類。「其他」可以存在。沒有名字的餘數不行。
- 3
品號只對一次
一張對照表，把網路代碼、批發代碼和 Xero 品項代碼對到同一個報表品號。這張表不存在之前，合併總額只是帶著小數點的猜測。
- 4
在你已經有的結帳日更新
每週或每月，選記帳認為銷售「已經入帳」的同一天。對著只入了一半的發票每小時更新，會做出一張人們不再相信的圖。
- 5
同時顯示占比，不只顯示金額
金額成長但占比下降的通路，和兩者都成長的通路，是不同的對話。這個畫面應該不用第二個樞紐表就看得出來。
- 6
讓調整看得見
折讓、樣品和平台費用需要正負號和註記。默默軋掉，是老闆的數字和會計的數字分開的方式。
之前與之後
之前
- 兩份匯出，加上一句什麼被留在外面的口頭說明。
- 品號和通路的名稱取決於誰做樞紐表。
- 每個月的包都是從頭重做。
之後
- 一個依通路和報表品號的畫面，對照寫下來。
- 占比在營收旁邊，組合看得到。
- 每月的工作是更新，調整仍是一列一列的。
不要把這個頁面上的樣本營收讀成業績。它們存在是為了讓表格有形狀。
問題
會和 Xero 分毫不差嗎？
它應該對得上你納入的那一段 Xero，再加上你列出的調整。若平台費用不在 Xero 裡，報表必須寫明它們在 Xero 之外。
需要資料倉儲嗎？
通常不需要。一張對過的工作簿加上可重複的匯入，在來源的數量——而不是野心——迫使你變大之前，是合適的尺寸。
成本和毛利呢？
毛利需要你信任的成本。這個畫面從銷售開始，因為那是人們已經在爭的檔。品號對照穩定之後才加成本，不要更早。
給誰用？
目前在等月報的老闆或營運經理。它不是總帳的替代品。